0

[Praktyczne NGO #3] Pan przyśle ofertę na maila…

Tak kończy się większość rozmów telefonicznych z firmami, gdy kontaktujemy się z potencjalnymi Darczyńcami, z propozycją wsparcia naszych działań. Na rzeczywistość można się obrażać, ale niewiele to zmieni. A ofertę trzeba wysłać. I to najlepiej zaraz po rozmowie.

Wysłanie oferty sponsorskiej, czy też listu fundraisingowego jest zwieńczeniem pewnego etapu pracy – opisania naszego projektu, pokazania w jaki sposób zmieni świat i przygotowania pakietu korzyści dla potencjalnego Darczyńcy. Nasze długie przemyślenia musimy zmieścić na dwóch kartkach A4. Czyli po prostu spisać i skonkretyzować to co mamy w głowie.

Pomysłów na stworzenie oferty jest wiele i trzeba je dopasować do charakteru organizacji oraz do odbiorcy. Stąd chcę pokazać najbardziej podstawowy wzór takiego listu, który powinieneś dostosować do swoich potrzeb. Taką ofertę wysyłamy jako plik PDF w załączniku maila, w którego treści powołujemy się na naszą rozmowę telefoniczną i przypominamy termin, w którym będziemy dzwonić, by zapytać, czy jest już odpowiedź na naszą propozycję.

Pierwsza strona listu powinna zawierać datę i miejsce, tak jak w przypadku listu tradycyjnego – niektóre firmy mają zwyczaj drukowania korespondencji mailowej, stąd nie możemy zaniedbać tego elementu. Następnie, tak jak w liście tradycyjnym, powinniśmy umieścić nagłówek, czyli tytulaturę naszego rozmówcy (najlepiej w formie odręcznej). Stąd warto napisać odręcznie i zeskanować takie tytuły jak:

  •  Szanowny Panie
  • Szanowna Pani Dyrektor
  • Szanowny Panie Prezesie

i wklejać je w zależności od tego, z kim mamy do czynienia. Bardzo praktyczną rzeczą jest zwracanie się do rozmówcy tytułem stanowiska, bez odmieniania imienia i nazwiska, bo określenie Szanowny Panie Prezesie Janie Kowalski brzmi trochę niepoważnie, prawda?

Następnie mamy trzy akapity listu, z których każdy ma swój cel. Bardzo ważne jest zachowanie tej kolejności, ponieważ dzięki temu prowadzimy naszego rozmówcę naszą logiczną ścieżką.

Dlaczego?

Dla naszego odbiorcy, który prawdopodobnie o naszej organizacji usłyszał po raz pierwszy w życiu, musimy stworzyć przestrzeń w której się dobrze poczuje. Bo nie piszemy do niego, jako do przypadkowej firmy z Panoramy Firm, ale dostrzegamy przedsiębiorstwo, z którym nam po drodze. Przez to, że działamy w podobnym obszarze tematycznym, mamy siedzibę w sąsiedztwie, czy też doceniamy jego zaangażowanie społeczne i chcemy go zaprosić do udziału w nowym projekcie. Pokazujemy w ten sposób, że zebraliśmy informacje na jego temat i uznaliśmy, że jest miedzy nami przestrzeń do współpracy.

Jak?

Przybliżamy informacje o naszym projekcie – co chcemy zrobić, dlaczego to jest ważne i w jaki sposób chcemy zmienić świat. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest podzielenie się opowieścią – może to być zarówno obraz, który skłonił nas do działań, marzenie – nasze lub naszego Podopiecznego, które może się dzięki temu projektowi zrealizować. W tym akapicie musimy pokazać naszemu odbiorcy, że jesteśmy poważną organizacją, która ma plan działań i wie co chce zrobić – to świadczy o naszej fachowości.

Co?

Na zakończenie listu przechodzimy do konkretów – czego oczekujemy od naszego odbiorcy – zaangażowania finansowego (sfinansowania całości lub części projektu), zaangażowania produktowego czy spotkania. Warto pamiętać, że nie chodzi tu o suche wymienienie liczb, ale pokazanie, co dobrego może stać się dzięki zaangażowaniu Darczyńcy.

Poniżej wklejamy nasz zeskanowany podpis i koniecznie tytulaturę. Bo zupełnie inaczej wygląda, gdy do firmy pisze Zenon Nowak, a inaczej Zenon Nowak, koordynator krajowy projektu Nasza Ziemia.

I nie zapominajmy o post scriptum. W korespondencji papierowej oznacza to: zapomniałem czegoś Ci napisać w głównej treści listu, to tutaj to dopisuję. W korespondencji fundraisingowej to jest najważniejszy element listu, ponieważ zawiera wzmocnienie i powtórzenie prośby z trzeciego akapitu. Jest to o tyle ważne, że zgodnie z badaniami eye trackingowymi (śledzącymi ruchy gałek ocznych podczas czytania) odbiorca najpierw zwraca uwagę na to, jak jest tytułowany, potem – kto jest podpisany pod listem a potem skupia się na post scriptum. I to jest kluczowe miejsce decyzji – czy będzie czytał dalej i z jakim nastawieniem.

Tu kończy się list z ofertą. Druga strona dokumentu to propozycja pakietu świadczeń, ale to temat na osobny wpis.

Jeżeli podobał Ci się ten tekst, to podziel się nim z Twoimi znajomymi, którzy działają w organizacjach pozarządowych (za pomocą przycisków poniżej)- dla Ciebie to jedno kliknięcie, a dla nich być może tysiące złotych na realizację ich misji. Dzięki!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *